许多公司已经恢复了一定程度的与商务相关的旅行和娱乐 (T&E) 活动——或者他们计划在今年秋天这样做。不幸的是,这些费用类别可能容易受到不完整记录甚至欺诈的影响。因此,公司实施正式的 T&E 政策以确保报告的详细和合法非常重要。

证明费用

传统上,管理人员、销售人员和其他出差或招待客户的工作人员必须在每次旅行后或每个月末提交费用报告。一旦获得主管批准,费用报告将使工人能够报销他们个人支付的费用。或者,一些公司发行公司信用卡以支付批准的 T&E 费用。

为了遵守财务报告和税收规则,费用报告通常需要以下信息:

  • 费用金额,
  • 费用的时间和地点,
  • 费用的商业目的,以及
  • 任何供餐或招待的人与纳税人的业务关系(如果费用是用于用餐或招待)。

大多数公司要求旅客提交原始收据的副本,而不是信用卡对帐单,以及超出预定限额(通常为 25 美元或 50 美元)的 T&E 项目费用报告。可能符合报销条件的费用示例包括机票、汽车里程、出租车和拼车胜博发登录、租车、汽油和通行费、住宿、小费、商务电话、Wi-Fi 接入费和膳食(例外)。

如果公司的 T&E 政策允许,娱乐费用——例如足球门票、果岭费和钓鱼之旅——通常有资格获得报销。此外,根据美国公认会计原则(公认会计原则)。但根据现行税法,它们不可扣除。

费用账户变得疯狂 

完成费用报告通常是白领专业人士最可怕的任务之一。尽管拖延的诱惑很大,但等到报告期末提交费用报告可能会有问题。可能很难找到收据并记住几周或几个月前发生的商务旅行的详细信息。这可能会导致报告费用时出现错误和遗漏。

费用账户作弊也很常见。例如,不诚实的工人可能会夸大开支、要求多次报销、更改收据上的数字以及以其他方式伪造他们的开支报告。最常见的欺诈方法之一是错误描述费用,使用与业务无关的合法收据。

掌握支出

现在是审查并可能升级您的 T&E 报告实践的好时机。例如,提醒员工什么是“可报销”费用,以及应多久提交一次费用报告。这可以防止误解并使违规行为发生时更容易受到惩罚。

您的公司还可能希望通过投资费用跟踪软件来加强其 T&E 实践,以帮助经理发现下属报告的不一致之处。检查无视贵公司 T&E 政策的经理也很重要。组织中的每个人都必须遵守相同的标准。

联系我们 有关报告 T&E 费用最佳实践的更多信息。我们可以帮助您将错误、遗漏和欺诈的风险降至最低